Openstaande factuur: het complete stappenplan voor ondernemers in 2026

Stap 0 — Preventie: zorg dat je factuur klopt

Het stappenplan begint eigenlijk al voordat een factuur onbetaald raakt. Een correcte factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen is de basis van elk incassotraject. Een foutieve factuur geeft de debiteur ruimte om betaling op te houden.

Een geldige factuur bevat minimaal

• Jouw volledige naam, adres en btw-nummer

• Naam en adres van de klant

• Een uniek factuurnummer

• Factuurdatum en leveringsdatum

• Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten

• Prijs exclusief btw, btw-percentage en totaalbedrag inclusief btw

• Een expliciete betaaltermijn of uiterste betaaldatum

Stuur de factuur direct na levering. Elke dag uitstel is een dag extra gratis krediet voor de klant. Bewaar altijd het verzendbewijis van de factuur — dat is jouw bewijs van ontvangst als de klant later zegt nooit iets te hebben ontvangen.

Stap 1 — Dag 1 tot 5 na de vervaldatum: betalingsherinnering

De betaaltermijn is verstreken en er is niets ontvangen. Stuur binnen 3 tot 5 werkdagen een vriendelijke betalingsherinnering. Ga ervan uit dat de klant het is vergeten — dat is in veel gevallen ook zo.

De herinnering bevat

• Factuurnummer en openstaand bedrag

• Oorspronkelijke vervaldatum

• Vriendelijk verzoek om binnen 5 werkdagen te betalen

• Betaalgegevens en eventueel een directe betaallink

• De factuur als bijlage

Stuur de herinnering per e-mail en bewaar het verzendbewijis. Voor de meeste facturen is dit voldoende — een groot deel van de klanten betaalt na één herinnering alsnog.

Juridische status: geen formele status, maar onderdeel van jouw dossieropbouw.

Kosten voor de klant: geen. Mag je nog geen extra kosten rekenen.

Stap 2 — Dag 10 tot 14: aanmaning

Geen reactie op de herinnering? Dan is het tijd voor een aanmaning. De toon is zakelijker, de termijn is korter en je kondigt concrete gevolgen aan.

De aanmaning bevat

• Verwijzing naar de eerdere herinnering met datum

• Factuurnummer en openstaand bedrag

• Een harde betaaltermijn: 'betaling uiterlijk binnen 7 werkdagen'

• Aankondiging van incassokosten en rente als niet op tijd wordt betaald

• Bij zakelijke klanten: vermelding van de wettelijke handelsrente (10,15% in 2026)

Bij zakelijke klanten (B2B) ben je na het verstrijken van de betaaltermijn al gerechtigd tot rente — zonder aanmaning. De aanmaning versterkt je positie en geeft de klant een laatste duidelijke kans.

Bij particuliere klanten (B2C): de aanmaning is de opmaat naar de verplichte WIK-brief. Je mag nog geen incassokosten rekenen.

Stap 3 — Dag 14 tot 21: WIK-brief (verplicht bij particulieren)

Heb je een particuliere debiteur? Dan is de WIK-brief verplicht vóórdat je incassokosten mag rekenen. Dit is een harde wettelijke eis — sla je deze stap over, dan verlies je het recht op incassokosten.

De WIK-brief bevat verplicht

• Factuurnummer en openstaand hoofdbedrag

• Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de brief

• Het exacte bedrag aan incassokosten dat in rekening wordt gebracht bij niet-tijdige betaling — conform de wettelijke staffel

• Duidelijke mededeling dat betaling binnen 14 dagen nog mogelijk is zonder extra kosten

Stuur de WIK-brief per e-mail met bewijs van ontvangst, of per aangetekende post. Een foutieve WIK-brief — verkeerde berekening, te korte termijn, ontbrekende informatie — is niet rechtsgeldig en blokkeert het recht op incassokosten.

GeldGarant verstuurt de WIK-brief namens jou, volledig conform de wettelijke eisen en met bewijs van ontvangst.

Bij zakelijke klanten is de WIK-brief niet verplicht maar kan een formele sommatiebrief nuttig zijn als afsluiting van het eigen traject.

Stap 4 — Dag 21 tot 30: overdracht aan GeldGarant

Je hebt herinnnerd, aangemand en bij particulieren de WIK-brief gestuurd. Betaling blijft uit. Nu is het moment om het dossier professioneel aan te pakken.

Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op volledige betaling en hoe sterker de indruk bij de debiteur dat je het toch niet zo serieus meent. Overdracht aan GeldGarant verandert de dynamiek direct: het is niet langer een vriendelijk verzoek van jou, maar een formele invordering door een geregistreerd incassobureau.

Wat GeldGarant doet in het minnelijke traject

• Formele aanmaning namens GeldGarant, met juridisch gewicht

• Telefonische opvolging door onze specialisten

• Betalingsregelingen treffen indien passend

• Bewaking van de voortgang en escalatie bij uitblijven van reactie

• Real-time inzicht voor jou via het portaal

No Cure No Pay: in het minnelijke traject betaal je niets als wij niets innen. De incassokosten worden verhaald op de debiteur.

Meer dan 90% van alle dossiers wordt opgelost in het minnelijke traject. Dat betekent: geen rechtbank, geen advocaat, geen lange wachttijden.

Stap 5 — Als het minnelijke traject mislukt: gerechtelijk traject

Betaalt de debiteur ondanks het minnelijke traject nog steeds niet? Dan is een gerechtelijke procedure de volgende stap. GeldGarant adviseert je eerlijk over de kansen en kosten voordat we deze stap zetten.

De gerechtelijke route

• Vorderingen tot €25.000: kantonrechter — geen advocaat nodig, GeldGarant vertegenwoordigt jou

• Vorderingen boven €25.000: civiele rechtbank — advocaat verplicht

• Doorlooptijd bij verstek (debiteur reageert niet): 4 tot 8 weken

• Doorlooptijd bij verweer: 3 tot 9 maanden

Kosten bij de kantonrechter: griffierecht (€93 tot €1.504 afhankelijk van vorderingshoogte en type partij) plus deurwaarderskosten voor de dagvaarding (circa €120). Bij een gewonnen zaak worden deze kosten vergoed door de debiteur.

Na het vonnis: als de debiteur vrijwillig betaalt is de zaak klaar. Betaalt hij niet, dan gaat de deurwaarder over tot executie.

Stap 6 — Executie: het vonnis omzetten in geld

Je hebt een vonnis. De debiteur betaalt niet vrijwillig. Dan zijn dit de executiemiddelen:

• Bankbeslag: beslag op het banksaldo van de debiteur — snel en direct

• Loonbeslag: maandelijkse afdracht vanuit het salaris of de uitkering — structureel maar langzamer

• Beslag op onroerend goed: inschrijving in het Kadaster, woning wordt onverkoopbaar

• Beslag op roerende zaken: auto, inventaris, voorraad

Een vonnis is 20 jaar geldig. Je kunt dus ook later nog executeren als de financiële situatie van de debiteur verbetert.

GeldGarant coördineert het executietraject volledig: we schakelen de deurwaarder in, bewaken de voortgang en houden je op de hoogte totdat de volledige vordering is voldaan.

Tijdlijn: het complete stappenplan in één overzicht

• Dag 0 — Factuur vervalt: betaaltermijn is verstreken

• Dag 1 tot 5 — Betalingsherinnering: vriendelijk, geen kosten

• Dag 10 tot 14 — Aanmaning: zakelijk, aankondiging kosten en rente

• Dag 14 tot 21 — WIK-brief (bij particulieren): verplicht, 14 dagen termijn

• Dag 21 tot 30 — Overdracht aan GeldGarant: minnelijk incassotraject start

• Dag 30 tot 75 — Minnelijk traject: aanmaningen, belacties, betalingsregeling

• Dag 75+ — Gerechtelijk traject (indien nodig): dagvaarding, vonnis

• Na vonnis — Executie: bankbeslag, loonbeslag, overige executiemiddelen

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

Te lang wachten met de eerste herinnering

Hoe langer je wacht, hoe meer de debiteur went aan het uitstellen. Stuur de herinnering binnen 5 werkdagen na de vervaldatum — niet na 3 weken.

De WIK-brief overslaan bij particulieren

Zonder geldige WIK-brief geen recht op incassokosten. Dat kan bij een vordering van €2.000 al €300 schelen die je niet kunt verhalen.

Blijven herinneren zonder gevolgen

Een vierde of vijfde herinnering heeft geen juridisch of psychologisch meerwaarde. Na twee herinneringen en een aanmaning is overdracht aan GeldGarant de juiste stap.

Geen bewijs van verzending bewaren

Alles wat je stuurt, bewaar je inclusief het tijdstip van verzending. Bij een procedure is dit jouw dossier.

Akkoord gaan met een vage betalingstoezegging

'Ik betaal volgende week' is geen betalingsregeling. Leg concrete afspraken altijd schriftelijk vast met exacte bedragen en datums.

Te vroeg stoppen bij een betwisting

Een klacht die pas verschijnt na een aanmaning is in veel gevallen een vertragingstactiek. Zet het traject voort voor het onbetwiste deel en laat GeldGarant de betwisting beoordelen.

Speciale situaties

Wat als de debiteur failliet gaat tijdens het traject?

Dien je vordering direct in bij de curator. Lopende incassoprocedures worden geschorst. Meer hierover lees je in het kennisbankartikel over debiteur failliet.

Wat als de debiteur in het buitenland zit?

Internationale incasso kent eigen regels en termijnen. Binnen de EU zijn er Europese procedures zoals het Europees Betalingsbevel. Meer hierover lees je in het kennisbankartikel over internationale vorderingen innen.

Wat als de factuur bijna verjaart?

Zakelijke vorderingen verjaren na 5 jaar. Stuur altijd een schriftelijke aanmaning om de verjaring te stuiten voordat je GeldGarant inschakelt. Meer hierover lees je in het kennisbankartikel over verjaringstermijnen.

Wat als de debiteur een betalingsregeling voorstelt?

Beoordeel of het voorstel realistisch is, leg het schriftelijk vast inclusief een opeisbaarheidsbeding en laat GeldGarant de naleving bewaken. Meer hierover lees je in het kennisbankartikel over betalingsregeling treffen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat ik mijn geld heb?

In het minnelijke traject gemiddeld 30 tot 45 dagen na overdracht aan GeldGarant. In totaal — inclusief eigen herinneringen — gemiddeld 45 tot 75 dagen. Bij een gerechtelijk traject 3 tot 9 maanden extra. Meer dan 90% van de dossiers wordt zonder rechter opgelost.

Wat kost het stappenplan mij?

De betalingsherinnering en aanmaning die je zelf stuurt kosten niets. Het minnelijke incassotraject via GeldGarant is No Cure No Pay — bij geen inning geen kosten. Incassokosten worden verhaald op de debiteur. Bij een gerechtelijk traject komen er procedurekosten bij die bij een gewonnen zaak worden vergoed.

Kan ik het traject starten voor een factuur van €100?

Ja. Ook bij kleine vorderingen is het wettelijke minimum aan incassokosten €40 — dat is een stevige extra prikkel voor de debiteur. GeldGarant behandelt ook kleine vorderingen.

Wat als de debiteur nooit reageert op niets?

Een debiteur die volledig zwijgt is in juridische termen een sterke zaak voor jou. Geen verweer betekent in een gerechtelijke procedure vrijwel zeker een verstekvonnis in jouw voordeel. Daarna is executie mogelijk.

Kan ik dit stappenplan ook gebruiken voor een zakelijke debiteur in een andere stad?

Ja. Het stappenplan geldt ongeacht waar in Nederland de debiteur gevestigd is. Bij een procedure is de bevoegde kantonrechter doorgaans die van de vestigingsplaats van de debiteur, maar GeldGarant handelt dit voor je af.